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重庆内部网与知识库:差异、成本以及何时使用

发布时间:2022-05-16 09:26:14 人气:1922 来源:天云祥客服外包

4月7日

Intranet vs Knowledge Base:差异、成本以及何时使用每个共享:

是否感觉贵公司的知识和信息无处不在?

如果在你的公司找到问题的答案感觉像是成人复活节彩蛋狩猎的奇怪版本,那么你可能正在寻找解决方案。(成年人年龄太大,不适合猎取复活节彩蛋。)

您很可能正在寻找一种方法来集中您公司的信息,这样就不会因为找到员工需要的答案而感到沮丧。内部网和知识库是解决这个问题的两种方法,但它们解决了知识中心问题的不同方面。

为ScreenSteps(一家知识库软件公司)工作,我已经看到,为公司的知识创建一站式商店在转变员工工作方式方面是多么强大。同时,我认识到还有其他工具可以帮助公司组织信息。在下面的

中,我提供了什么是内部网与什么是知识库的基本概述。我深入分析了每种服务的优缺点,然后提供了不同的方案,建议您购买intranet还是知识库服务。通过这种方式,你可以辨别哪个选项最适合你的公司。

什么是内部网?内部网是一个私有的在线网络,是公司与其员工沟通的中心位置。内部网的主要用途是帮助员工与队友沟通、协作和履行职责。

内部网是一个为员工提供支持材料的内部网站。您的客户无法看到或访问您的内部网。它是员工发布公告、上传文件和向他人发送信息的中心。

根据intranet服务的不同,您的intranet还可能包括一些知识管理软件,例如wiki页面或操作指南文章。

通常被用作“启动点”,这意味着它链接到员工经常使用的其他软件服务和重要站点。

在内部网中共享哪些内容?因为内部网的主要目的是支持员工,所以它可以包括从人力资源事务到销售材料、营销宣传资料等所有内容。

作为一个内部网站,您可以将内容组织到许多不同的登录页中。这有助于员工找到工作所需的资源。

您可能会在内部网中看到的一些内容包括:

公司公告讨论论坛常见问题解答HR待办事项(即注册明年的保险计划、参加本合规课程等)作业链接到网站和数据库贵公司使用的组织结构图公司目录员工社交平台(即分享公司聚会、社区活动等的照片)支持文档功能:内部网可以做什么?作为贵公司的内部网站,内部网是一个集中的场所,员工可以在这里进行沟通、协作,并访问帮助他们完成工作的工具。

拥有内部网的主要目标之一是让员工参与进来,这就是为什么有时内部网被称为员工的内部社交网络。

以下是您在intranet services中可以找到的一些常见功能:

数据收集工具用于人力资源活动报告任务经理分配工作和跟踪进度安全访问(LAN和VPN保护)权限,以便不同部门可以管理intranet轮询和调查的不同部分社交工具内容管理系统可定制的网站成本,而内部网的成本因您购买的系统而异,现成解决方案的平均内部网成本在每人每月4美元或每人每月20美元之间。

除了每月的服务费外,有时还需要单独的服务费或服务器托管、内部托管或初始设置。

如果你想从头开始为你的公司建立一个内部网,你需要预算8000到250000美元。这个价格包括开发费、许可费等。

内部网的优缺点与所有软件解决方案一样,为公司使用内部网也有优缺点。以下是拥有内部网和一些卷收器的一些好处。

专业人士为您的企业使用内部网的一个优点是,您可以创建一个中心,集中您的员工支持资料。这有助于你通知你的团队,调整你的目标,让你的员工参与进来,并让你的员工更有能力。

在您的内部网上存储文件和信息很容易。您可以上传文件,包括指向其他网站的链接,或在内部网页面上键入信息。

通过内部网,简化了员工之间的沟通和协作。正确的内部网服务具有强大的内容管理系统(CRM),可以帮助您共享知识、信息和资源。

如果你是一家跨越多个时区的大公司,它有助于将你的组织与位于不同地点的所有团队联系起来。企业内部网允许员工分享有关其工作、社区服务和派对的照片和更新,有助于统一团队。

与相比,然而,使用内部网存在一些挑战。虽然您可以存储和共享信息和资源,但员工通常很难找到这些信息。一些内部网系统没有强大的搜索引擎。除此之外,许多内部网服务通常都不友好。无论是因为上传信息的人太多还是其他原因,当员工找不到他们需要的信息时,他们很容易感到沮丧。如果他们感到沮丧,他们不会使用你的内联网。

您在内部网中包含的信息很难更新。这会让你的资源和知识面临不准确和过时的风险。

实现intranet可能会很复杂,成本也很高,尤其是在制作自定义intranet时。此外,使用和管理需要培训。对于一个使用起来不直观的系统,你可以预期这需要更多的时间。

什么时候应该使用内部网?如果您希望促进员工之间的对话,并帮助公司成员感受到更多的联系,那么内部网是适合您公司的解决方案。如果你只专注于支持你的员工,内部网可能是一个不错的选择。

它是一个强大的社交平台,可以让员工彼此分享知识和经验。

如果你不想提高员工绩效,而只是想将公司文档存储在一个集中的位置,内部网将帮助你集中资源。

什么是知识库?

知识库是一种基于云的软件,可帮助公司组织其支持材料。这是你生意的一站式商店。员工知道,他们可以利用您的知识库,找到有关政策、程序和其他资源的问题的答案。

知识库软件用于在整个公司创建、存储和共享内容。它集中了你公司的所有信息和资源。

有许多不同类型的知识库软件服务,这些服务取决于谁可以访问知识库。最常见的知识库是内部和外部知识库。

内部知识库是一个私有知识库,只有组织的成员才能使用登录名和密码访问它。外部知识库是面向客户的知识库。客户可以使用您的公共知识库为他们的问题提供自助服务。

知识库中共享哪些内容?您的知识库主要用于支持您的业务运营,因此可以快速访问您的支持资料。

目标是让您的员工能够轻松快速地找到这些帮助指南和其他资源,以便他们能够执行日常任务。

虽然不是一个全面的列表,但以下是一些可以包含在知识库中的支持材料:

策略标准操作程序(SOP)流程决策树呼叫流呼叫中心脚本参考材料(即表格、图表等)检查表如何指导逐步说明功能:知识库可以做什么?每个知识库软件公司都有自己的特点。每个知识库提供者都有各自的优势和劣势。一般来说,这些是大多数知识库软件公司提供的一些常见功能和工具:

创作工具(即设计元素、链接等)文章模板(即检查表、常见问题解答、工作流文章、手册等)使用分析和报告查看和创作权限协作和反馈集成版本控制软件安全视频、gif、,图像嵌入成本知识库软件因公司及其提供的功能而异。比较知识基础成本可能具有挑战性,因为每个公司都有不同的定价方式。

影响知识库软件成本的一些因素包括:

用户数量知识库类型(内部或面向客户)包括功能文章数量为了进行比较,我根据每个用户的成本细分了知识库的成本。平均而言,一个知识库的成本从每个用户每月5美元到每个用户每月超过400美元不等。

虽然有免费的知识库软件解决方案可用,但价格标签通常意味着您将拥有更少的功能、用户或其他限制。这些服务往往摇摇欲坠,更像是一个文档存储库或文档库,而不是一个知识库。

知识库的优缺点知识库并不是每个公司的完美软件解决方案。以下是知识库的一些优点和缺点,可以帮助您确定知识库对于您的公司来说是否是一个合理的解决方案。

支持知识库的更大优势是它将公司的所有知识集中在一个位置。此外,它还可以全天候为员工提供问题的答案。

如果您从事客户支持业务,它可以帮助您为客户提供一致的服务。

通常,知识库软件公司会为您提供选项,让您拥有内部和外部知识库,并在不同平台上无缝共享文章。这样一来,内容创建就更容易了,客户也有机会为他们的问题提供自助服务,从而减轻了员工的压力。一般来说,知识库比内部网更容易搜索。(不过,在搜索时要谨慎,因为并非所有知识库软件公司都有强大的搜索引擎。)

这有助于提高员工的工作效率,因为他们可以快速找到自己需要的东西,并继续完成下一项任务。许多知识库软件公司提供交互式工作流文章,以提供分步说明。

与相反“知识库”的缺点是,它不是一个全面的系统,不适用于贵公司所做的一切。它不是一个有员工名录或公告平台的网站。它不是员工的内部社交网络。

知识库可能面临的一个挑战是很难维护。因为你的政策和程序总是在变化,你需要有人监督你的知识库,以确保它是成功的。

你需要保持你的知识基础e更新以避免因知识库中的不准确信息而导致的员工错误。

此外,教员工如何使用该系统需要时间和培训。你需要创建一个培训课程来帮助船上的员工。

要了解更详细的列表,请阅读这篇关于在公司中使用知识库的利弊的文章。

什么时候应该使用知识库?知识库对于不同行业的许多不同公司来说都是一个很好的软件解决方案。归根结底,这取决于你的公司想要解决什么问题。

如果你的公司正在扩大规模,需要敏捷,和/或你不能让员工犯错,你需要一个知识库。知识库可以快速将员工与他们需要的帮助指南联系起来。

如果你有定期更改的政策和程序,那么你需要一个知识库,以便快速更新材料。你不能阻止政策和程序的改变,但你可以确保你的指南得到更新,这样你的员工就可以避免错误。

如果您希望通过为客户提供自助选项来减轻面向客户的员工的工作量,那么知识库也是一个不错的选择。通过内部和外部知识库的结合,您可以同时为员工和客户提供支持。

赋予员工在日常工作中的权力在某些情况下,一家公司只需一个内部网就可以应付。如果合规性和错误很重要,那就不是这样了。虽然内部网可能具有CRM功能来组织您的策略和过程,但这些通常是事后才想到的。

如果你想组织、分享和支持员工的日常任务,你的公司需要一个知识库。

在ScreenSteps上,我们的知识库软件支持那些正在扩展、需要敏捷、不能让员工犯错的公司。我们通过简单而强大的内容创建工具来实现这一点,这样您就可以快速创建和更新资源。

然后,员工可以通过我们强大的搜索引擎,只需点击两次就可以调出指南。此外,这些文章很容易理解,并附有互动的分步说明。

你认为知识库是你想要的方向吗?查看以下可用的知识库软件服务列表。

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