4月27日

前9位表示您的知识库不适合您的公司份额：

每当我必须进行大额购买时，我讨厌我的生活。我不想听起来很夸张，但这是次。关于购买新手机、新汽车甚至健康保险的研究太多了。

虽然不是完美的，但我最终还是认为其中一个效果很好，所以我不必继续寻找合适的。（这叫做定居。）但是，你不希望你的知识库对你的公司如此。

对您使用的软件进行更改并不容易，但有时是必要的。

为ScreenSteps工作，ScreenSteps是一家知识库软件公司，我见过很多公司已经“定居”了他们的知识库。这并不能帮助他们实现目标，但他们认为，“至少我们有一个知识库。”

拥有知识库是不够的。当你有了一个知识库并有目的地管理它时，你的知识库就是一个强大的工具，可以为你的公司节省时间和金钱。

所以，我列了这个警告列表。以下9个迹象表明，为贵公司寻找新的知识库软件可能是值得的。

1。知识库中的内容与现实不符您记录的政策和程序是否与员工实际执行程序的方式相匹配？如果员工使用一个知识库，并以“我们不是这样做的”作为回应，你就有问题了。

当你的知识库与你的员工执行程序的方式不一致时，他们就不太可能使用你的知识库。

您希望正式制定您的程序，并就这些程序对员工进行培训。这有助于从一开始就设定期望值，避免接下来的混乱。

2。你的文章经常过时你的员工能相信你的知识库是准确的吗？

现实是，政策和程序在不断变化。这意味着你需要一个知识库和一个创作系统，让你可以轻松地更新内容，这样就不会变得不准确。

如果更新文档需要在单独的系统中打开一个文件，进行更新，然后将文件上载到知识库，则需要执行的步骤太多。

如果很难更新您的文档，并且您的组织中经常发生更改，那么您需要一个与您的公司一样灵活的知识库。

寻找一个能够无缝更新文档并将更改通知最终用户的知识库。

3。你的员工犯了代价高昂的错误你的公司每次犯错误的代价是多少？

错误时有发生。但是，许多错误是可以避免的。

当您的员工使用您的知识库执行程序时，他们会提供分步指导，防止他们跳过步骤或提供错误信息。也就是说，除非您的知识库中的信息过时、难以找到或不清楚，否则它会阻止它们。

假设您的员工正在使用您的知识库文章来完成程序。但你的指南已经过时，或者错过了关键的一步。这些错误超出了员工的控制范围。

如果你没有一个知识库系统，可以让你轻松掌握最新的准确信息，那么你的员工就不能为他们的错误负责。

相关：一个知识库的成本是多少？（4）影响价格的因素

4。你的员工找不到你的指南当你的员工在你的知识库中搜索特定的指南时，他们是否必须玩一个悲伤的游戏：Where's Waldo，打开和关闭多个文件夹？

一站式服务是一回事，您的所有信息和资源都存储在这里。拥有知识b是一个完全不同的层次ase使搜索和查找员工需要的信息变得容易（如谷歌）。

如果您的员工找不到信息，请尝试以下三个技巧，使您的知识库更易于搜索。

5。使用率低谁在使用您的知识库？如果没有人使用你的知识库，那么他们要么不了解你提供给他们的大量信息，要么你的知识库出了问题。

知识库的目的不是收集尘封的信息。你的知识库文章将用于日常任务和互动。

贵公司的每个人都应该定期参考您的知识库。当我说定期，我指的是每天。当你的员工不知道某个问题的答案时，他们首先应该求助于你的知识库。

6。你无法追踪员工如何使用你的知识库。你知道员工如何使用你的知识库吗？

你应该知道你的知识库文章是如何被使用的。每个知识库软件公司都提供不同的分析。然而，跟踪使用情况的一些关键报告包括：

谁在使用它？他们多久使用一次？他们在看什么？他们是如何搜索文章的？通过对知识库的深入了解，可以帮助您排除常见错误，更新知识库文章以保持清晰，并培训员工以帮助提高他们的绩效。

7。合规绩效评估员工遵守既定政策和程序是大多数公司的关键组成部分。说到合规性，有两个部分：（1）记录部分和（2）绩效部分。

虽然您可能通过了合规性评估的部分，但如果您有凌乱或令人困惑的知识库文章，第二部分仍然可能失败。你可以在你的知识库中记录你的合规政策和程序，但你的员工仍然没有通过合规绩效评估。可能是因为他们找不到合适的文章。或者可能是因为你的知识库文章对你的最终用户来说太专业了。不管怎样，你的知识库都不能帮助你的员工避免错误。

您需要一个知识库，使您的员工能够轻松找到他们需要的指南。然后，你的内容作者需要能够清楚地编写和格式化你的文章，这样你的员工就可以遵循指南。

8。员工要求同事定期回答问题当员工向领导和邻居寻求答案时，部落知识会分散你知识库的注意力。

部落知识是指员工在不使用您的文档策略和程序时形成的习惯。他们与同事分享如何处理不同的政策和程序。

随着时间的推移，您的员工都有自己执行程序的方式。这些程序不匹配。这会给你的客户带来不一致的体验，也会给错误留下空间。

部落知识之所以会出现，是因为员工不信任知识库，或者知识库与他们接受培训执行程序的方式不匹配。你想让你的员工通过知识库找到他们问题的所有答案。

️与手表相关：贵公司知识库

的#1目的9。员工需要很长时间才能熟练掌握培训员工需要多长时间？天？周？月？

当你有一个可靠的知识库时，你不必花那么多时间来培训你的员工，让他们了解每一个过程的复杂性，或者要求他们记住每一件事。

相反，你可以训练他们如何使用你的知识库，并教他们遵循你的指导。

这意味着t中的时间更短当你在培训中使用你的知识库，并使用基于场景的培训技术进行实践时，你会得到更多的培训，更快地达到熟练程度。

通过可靠的知识库实现您的知识管理目标

知识库软件是您公司的关键工具。它将您所有的基本信息收集在一个位置，并帮助您支持您的员工。然而，只有当你的知识库在发挥作用时，你才能做到这一点。

如果你的知识库不能帮助你实现知识管理目标，那么是时候搜索新软件了。

ScreenSteps是一家知识库软件公司，您可以将其用作内部和外部知识库。您可以快速编写知识库文章。然后，您的员工可以快速搜索答案，并在执行任务时进行跟踪。

是否考虑获得新的知识库软件？比较一下这里的一些知识库软件公司。

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