作者：Jonathan DeVore 2021年4月3日

5种方式PDF指南有助于云实施（以及如何使用屏幕步骤创建它们）共享：

您的公司已经决定使用新的云软件，现在您需要准备培训材料来教员工如何使用该系统。有好运的

的问题是，您熟悉的工具似乎无法应对挑战。过去，您曾使用PowerPoint、Word、OneNote或其他类似程序编写指南和培训材料。

这很有道理——这些程序对您来说很熟悉，您的计算机上可能已经有了它们，这些选项可能对您的其他L&D项目非常有用。

，但云实现与您以前处理过的任何事情（它们总是这样）都是不同的。这不仅需要做很多工作，而且你还需要更有条理。

要为云实现编写清晰的用户指南，需要包含大量屏幕截图和操作信息。在云实现的过程中，情况将发生变化。很多

一个月后，系统将以这种方式工作，您必须为用户验收测试准备培训指南。下个月，由于用户反馈，系统会发生变化，您需要更新培训指南以进行更多培训和测试。

即使在向员工推出新的云系统之后，该系统仍然会发生变化。你的培训指南（以及所有这些截图）需要跟上进度，否则你的内部支持团队将被问到的问题数量所淹没，“嘿！有些事情改变了！我该怎么办…”

好消息是，ScreenSteps是专门为创建用户指南而设计的，您需要这些指南来培训最终用户使用云技术。

作为客户成功的倡导者，我在过去七年中与数十个团队合作，为云实施做准备。我帮助他们使用ScreenSteps创建PDF用户指南，在用户验收测试、推出培训和实施后支持期间使用。

在这篇博客文章中，我将向您展示PDF指南帮助云实现的五种简单方法，以及如何使用屏幕步骤创建它们。

1。要在开始编写手册时为不同的组提供专门的说明，首先需要确定有多少个不同的组。每个部门都有具体的职责，这意味着一本总体培训手册对他们没有帮助。

如果您正在为一个特定的组执行云实现，那么您将在特定于该组的屏幕步骤中创建一个手册。

如果要为多个组执行云实现，那么需要将这些组分解成单独的手册。你的销售团队需要一本手册。你的贷款官员需要一本独特的手册来满足他们的需求。

根据需要创建多个手册，为您将支持的每个部门或团队创建一个手册。

提示：如果你为一个组创建了一个ScreenSteps手册，你可以复制该手册，这样就可以从很多部分开始——你不必从头开始。

相关：为什么在屏幕步骤中创建PDF指南可以帮助您更快地启动网站

2。要将每个手册的说明组织成章节，请将其分解成章节。这些章节将使您的员工在需要查找信息时更容易浏览。“他们可以是”应用程序的“负责人”（KDSP）或“负责人”的“负责人”部门，如“负责人”部门（KDSP）或“负责人”部门。

通过创建文章进一步组织每一章。这就是你要记录具体任务或回答具体问题的地方问题。文章标题的一个例子是“添加定价信息”或“跟进潜在客户”或“添加风险评级”

如果您想创建一些一般说明，比如“如何登录”和“如何创建帐户”，我建议创建一本单独的手册，介绍新云系统的一般导航。

您可以将《一般说明指南》导出为自己的PDF格式，也可以参考集团特定手册中的这些资料。如果您参考了特定于集团的手册，那么您需要创建一个名为“通用导航”的章节，并包含这些基本文章。

提示：有与几个组相关的文章或章节吗？您可以轻松地在手册之间共享或复制它们。

3。为文章添加内容虽然Word、Excel、PowerPoint和类似的软件程序非常适合编写文本，但在创建可视化培训手册时，它们往往达不到要求。

阅读只是人们学习方式的一部分，尤其是在学习复杂过程时。而且学习新的云软件的过程往往很复杂。

人们需要文字和视觉提示来知道如何处理他们在新的云程序中将遇到的不同情况。

当你需要向文章中添加内容时，ScreenSteps有一个的编辑器，可以很容易地抓取截图并将其放入文章中。

添加注释和文本。轰！您现在有了一个教程，可以回答特定的问题或解释如何执行特定的任务。

，但您不想将指南局限于基础知识和通用过程。做一些功课：试着理解最终用户必须响应的不同场景。然后为这些情况创建说明。

这样，在培训过程中，您可以让学员在使用指南寻求帮助的同时查看场景。

提示：当您试图记录员工遇到的不同场景时，请在电子表格或屏幕步骤中捕获这些场景。写一些笔记，并将其保存为草稿。然后你可以稍后完成详细的填写。

4。要导出PDF并与团队共享说明，请通过生成PDF下载分步说明。你可以把它们打印出来，也可以把PDF上传到共享文件中（例如：DropBox或SharePoint）。

生成PDF有三个选项：

将每篇文章导出为单独的PDF将章节导出为PDF（每篇文章都随它一起导出）将整个手册导出为PDF，这样会自动生成包含章节和文章

的目录，您的销售团队将专门为他们准备一份PDF手册，其中可以包括如何在新的云系统中执行任何任务的所有说明。

一旦你有了PDF指南，在培训期间开始讨论如何使用新系统时，请使用这些指南。当你浏览包含截图的PowerPoint幻灯片时，不要创建用户指南，让它们放在书架上。

如果希望最终用户在培训后使用指南，则需要在培训期间将其合并。

提示：创建手册的培训师指南版本和最终用户指南。培训师指南中有其他注释和信息，可帮助指导培训师在入职期间的授课。

如果使用这种方法，您将首先将培训师指南创建为屏幕步骤手册。然后，您可以复制该手册并删除讲师的笔记。

相关：为什么不应该使用屏幕步骤创建PDF（以及何时应该使用）

5。完成PDF指南后，轻松更新指南，您的工作尚未完成。因为你的公司总是在进步和变化，你需要定期用准确的信息更新你的指南。

幸运的是，在屏幕步骤中更新PDF指南非常简单快速的

当PDF需要更新时，您可以跳转到屏幕步骤并更新特定文章。ScreenSteps有一个很好的功能，可以让你用新的截图替换旧的截图。然后再次导出为PDF。

提示：每周留出时间更新指南。如果你每周花一个小时来更新你的指南，你就不必担心不能向员工提供准确的信息。

现在轮到你在屏幕步骤中创建PDF指南了。你准备好用更快的方式记录你的云实现过程了吗？

当您使用屏幕步骤创建PDF指南时，您可以快速记录过程并使其保持组织。借助ScreenSteps的一系列内容创建工具，员工可以更轻松地学习和遵循流程。

一旦完成创建指南，就可以很容易地导出指南以进行培训和日常帮助。

此外，您已经为可搜索的知识库奠定了基础。如果您决定在将来启动ScreenSteps网站（您公司的个人可搜索知识库），也可以使用您为PDF指南编写的所有信息。

是否要在屏幕步骤中查看其中一个过程？你可以尝试免费创建PDF。当你注册ScreenSteps免费试用版时，你有14天的时间来试用PDF和知识库功能。关于Jonathan DeVore

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