毫无疑问，数据被视为所有业务的生命线。因此，必须对其进行相应的管理、分析、存储和合成。此外，国际数据公司预测，到2025年，数据总量可能超过160 zettabytes。

未来的大部分数据将由企业创建和管理。但这实际上还不足以访问正确的数据集和文档。它需要适当的管理来提供正确的价值并提高所有公司的底线。这正是文件管理系统诞生的地方。

业务同时处理许多事情。而跟踪所有必要的记录和文件有时可能会非常困难。但是，核心文档管理系统始终在帮助捕获、存储、检索和分发数字文档。

文档管理系统最棒的部分是它允许员工、供应商和客户快速访问。需要的信息会立即交付，从而降低实现业务目标的所有低效率。

文档管理系统-它是什么？

目录

0.1文档管理系统-它是什么？0.2文件管理系统-有哪些类型？0.2.1现场DMS 0.2.2非现场或云DMS 1文档管理系统如何使企业受益？1.0.1有效提高生产力和工作流程1.0.2显著降低成本以实现经济高效1.0.3优化更好的协作1.0.4显著减少存储空间1.0.5数据搜索1.0.6增强安全性1.0.7轻松数据检索1.0.8灾难恢复1.0.9快速更新1.0.10灵活索引1.1将文档管理系统与Invensis 1.2常见问题1.2.1。实施文档管理系统后，我的小企业如何受益？1.2.2 2. 文件管理系统是否易于使用？1.2.3 3. 为什么可扩展性对文档管理系统至关重要？1.2.4 4. 在文档管理方面，我可以信任外包合作伙伴吗？许多大小企业都有大量的数据和信息需要处理。这有效地帮助组织做出正确的业务决策，评估产品和市场，改善连通性等。此外，它还帮助与客户和利益相关者进行交易。在这样做的同时，公司需要存储、跟踪、管理、检索和共享各种数字文档。它包括图像、PDF、Microsoft Word文件、谷歌文档、Microsoft Excel表格等，这是通过数字营销服务战略性地实现的。

业务经常将数据管理系统与内容管理系统混淆。但两者都有很大不同，的相似之处在于它包括数字资产的管理。此外，文档管理系统提供的自动化单一中心有助于组织所有重要文档。因此，它转换所有纸质文件，使其成为一个杰出的现代工作场所。

各行业应付账款团队的工作系统已实现现代化。DMS解决方案使其能够在全自动化和数字环境中有效运行。

文档管理系统-有哪些类型？文档管理系统可分为两大区别——现场DMS和非现场DMS。DMS的选择不能是直接跳转。这取决于你处理的业务类型，这需要有意识的决定。此外，它还取决于评估业务工作和员工的绩效管理流程。处理大量数据的

现场DMS组织可以轻松地与现场DMS关联。这将帮助您在几秒钟内转换大量GB的数据。如果您在IT专业知识方面做了很多投资，那么现场DMS是一个理想的选择。

场外或云DMS拥有大量管理用户但不满意的公司必须与非现场或云文档联系在一起。远程工作模块要求云网络与共享工作空间建立连接。

文档管理系统如何使企业受益？大型和小型企业目前都在利用现代工作场所。它追求更重要的优化和生产力。即使一项新投资的股息可能会让你担忧，文档管理系统也会带来一些引人注目的好处。以下是将文档管理系统整合到您的业务中的一些好处。

有效地提高了生产率和工作流程由OCR和人工智能支持的DMS故意丢弃了痛点，包括脱节的工作流程。企业必须审查、批准和存储所有数字化文档，同时将其转移到电子工作流中。

自动化DMS还允许：

简化流程，以节省大量时间建立访问控制管理文档存储库在库存中保留详细的审计跟踪，以跟踪用户活动和法规遵从性，从而显著降低成本，使其成为具有成本效益的。即使在今天，纸张成本仍在飙升，其他相关的基于纸张的运营成本也在飙升。然而，纸介质的替代品正在显著出现，EDM就是其中之一。

毫无疑问，电子文档管理系统大大降低了文档丢失和常见数据输入错误的成本。因此，对于任何重大违规行为或纸张和其他资源浪费，都不会让您的企业损失大笔资金。

优化了更好的协作业务处理远程工作或办公空间可以有效地与基于云的DMS关联。与传统的文档管理解决方案不同，它简化了各种流程和文档的共享和协作。像PaperSave这样的

程序允许轻松共享所有数字文档作为安全链接。因此，企业只需点击一下就可以轻松协作。此外，DMS将使组织能够创建审计跟踪，记录所有编辑历史，包括名称和时间。集成的电子邮件捕获跟踪与共享文档相关的任何重要通信。

显著减少了存储空间存储大量数据和文档不再需要昂贵的存储箱和文件柜。通过采用新时代的DMS在云中存储数据，企业可以快速消除超大的桌子和盒子。

管理无纸化和自动化的工作流从未如此方便。对宝贵物理空间的检索为其他组织解决方案创造了空间。此外，它大大有助于节省更多的资金，您可以使用这些资金提高其他业务效率。

数据搜索保存在强健的DMS中的所有基本文档都用元数据存档和索引。当需要定位任何数据或文本时，这提供了数据搜索功能。由于文档和数据被数字化并与ERP记录一起存储，因此搜索会产生准确的结果。

快速搜索过程为应付账款团队和其他人节省了大量时间、精力和资源。

增强了安全性与DMS的关联为组织提供了某些关键的安全特性。因此，它可以有效地防止任何重大网络威胁和昂贵的数据泄露。此外，DMS允许其他安全习惯来保护关键和机密的业务数据。

DMS结合了最有效的安全功能，包括：

文档注释和编校数字存档基于角色的用户权限自动删除和备份多因素身份验证轻松的数据检索

新时代的文档管理系统可以帮助企业显著提高其文档检索速度。advanc的好处ed search明确指出，DMS有助于快速轻松地检索文档。

此外，所有文档根据特定变量进行分离和存储。这使得企业搜索必要的文档并轻松检索它们非常方便。

灾难恢复

文档管理系统旨在保护您组织的宝贵数据和文档。此外，它还促进了服务器被故意破坏的灾难恢复工作。通过稳定的互联网连接，您可以确保将所有重要文件备份到云中。

因此，它为保持业务连续性提供了安心，让您的希望永存。此外，成功地恢复了中断的操作。

快速更新每当您的文档中有任何重大更改时，基于云的自动化DMS都会快速更新它们。与纸质文档更新不同，它不会造成太多混乱。您将拥有所有文档的最新版本。例如，假设您的销售合同已更改。新版本将在DMS中更新，每个人都将访问它。不再混淆哪一个是最新的文档！

灵活索引基于云的DMS允许您实现索引文档的逻辑。此外，元数据用于将多个符号和标记连接在一起。这有意提出了文件索引中的“轻拉”方法。

将文档管理系统与Invensis相结合。Invensis是跨各种平台开发和部署IT外包解决方案的专家。我们帮助企业利用电子数据管理的更佳实践，在工业市场上取得优势。我们的目标是优化您的远程工作模块，使您能够更加专注于您的核心能力。

我们的专家了解组织在管理员工档案时必须面对的常规瓶颈和运营孤岛。特别是在成长期，每个组织，无论大小，在确保全面管理的同时，都必须面对众多问题。正是在这里，我们的集成文档管理系统为他们工作。

在Invensis，我们为组织提供高质量的文档管理服务。我们确保有效管理有价值的业务信息，同时牢记所有文档的机密性。因此，请与我们合作，利用端到端的战术和战略服务来管理所有业务数据。

常见问题1。实施文档管理系统后，我的小企业如何受益？在您的小企业中实施文档管理系统可以让您更高效地利用时间并节省资金。

2。文件管理系统是否易于使用？

所有文档管理系统的用户界面都有一个特殊的设计，可以在不施加任何压力的情况下轻松工作。

3。为什么可扩展性对文档管理系统至关重要？文档管理系统中的可扩展性有助于维护功能，而与处理需求的大小无关。因此，组织内的内部流程和功能变得顺畅，从而减少了操作麻烦。

4。在文档管理方面，我可以信任外包合作伙伴吗？像Invensis这样值得信赖、经验丰富、可靠的合作伙伴实际上可以帮助您并完全复制内部团队的功能。此外，他们将解除你肩上的负担，从而让你专注于核心业务！