在解决了一些关键挑战后，我们研究了在联络中心组织换班的更佳方式。

轮班调换的挑战轮班调换可以降低缺勤率，为顾问提供更大的灵活性，提高顾问满意度，组织他们可能是一项挑战。

例如，根据您安排轮班交换的方式，您必须围绕

广告等方面做出一些关键考虑——您希望轮班交换的使用率高，以增加灵活性，还是低，以节省时间？你如何宣传轮班互换将帮助你控制这一点。技能和渠道匹配——你不想让一个只在线聊天的顾问和一个负责语音频道的顾问换班。顾问需要知道他们可以和谁交换班次，也不能和谁交换班次。不断变化的日内环境——是否存在顾问可以在最后一刻换班的情况？如果是这样，这将需要良好的日内管理。掉期的治理——谁让掉期“正式”？顾问需要多早通知他们？提交换班申请的过程是什么？这里有很多事情要考虑。分歧——争论的一个常见原因是，参与换班的一个人后来声称他们从未同意换班。有时，顾问甚至可能会改变主意。改进换班的好主意换班需要考虑很多人和流程。这些想法将帮助你有效地应对这些挑战。

发布截止日期为顾问在下周发送换班请求设定了明确的截止日期。

如果您是手动运行换班，请为顾问下一周可以发送换班请求的时间设置一个明确的截止日期。

更好提前设定截止日期，可能是在周二或周三晚上，以便给主管足够的时间查看下周的换班情况。

此外，通过这样做，主管可以在日记中每周设定一个时间，在截止日期后的上午进行换班并解决任何问题。这有助于他们更好地管理自己的时间，而不是一次只回复一个请求。

跟踪轮班交换轮班交换在不断收到请求时很难手动管理。但你可能会发现，那些换班的人往往会定期换班。

通过跟踪顾问交换班次的频率，您可以识别常见的罪魁祸首，并与他们展开对话。

与顾问讨论他们是否发现自己的轮班模式变得难以坚持……”

在本次对话中，与顾问讨论他们是否发现自己的轮班模式变得难以坚持，如果有问题，试着找到解决办法。

这样的解决方法可能是，一旦有了顾问更喜欢的日程安排，就可以完全改变他们的轮班模式。这将有助于提高顾问的满意度，同时减轻轮班主管的工作量。

对轮班交换的困难持开放态度虽然轮班交换有很多好处，但它们可能具有破坏性，并对其他员工产生连锁反应。例如，当某个团队成员不在那里进行指导或质量监控时，管理者可能会感到不便。另一个例子可能是，一名专家顾问调换了班次，让一名新员工——他们的导师——蒙在鼓里。

确保团队意识到这些困难……”

确保团队意识到这些困难，以及提供这种额外的灵活性需要时间和资源。这将有助于顾问在轮班调换请求不重要时重新考虑这些请求。

鼓励正确使用轮班交换太多轮班交换可能难以跟踪，并占据太多领导地位时间因此，为那些不经常换班的人考虑激励措施可能是个好主意。

一个想法是允许团队成员每月进行几次轮班交换，但奖励那些不进行任何轮班交换的人。

和激励措施在寻找一个不受欢迎的轮班人员时也很有用。

给出明确的指导设置明确的换班流程有助于消除未来的挫折感。你需要强调所涉及的每一步，并在培训中介绍这一点。

“克雷格·法利”

IP集成咨询主管克雷格·法利表示，一个经常被遗忘的步骤正在得到确认。

“虽然这可能有点麻烦，但你需要确保双方都确认了他们交换的确切内容，并将其记录在案，”克雷格说。

在持续培训材料中为那些已经在工作的人添加提醒是提醒顾问正确流程的好方法。

那么，组织换班的更佳方式是什么？这里有四个平台，可用于促进呼叫中心的换班。

1。老式的电子邮件电子邮件专业、免费且易于使用。经理可以将换班请求整齐地安排到一个文件夹中，同时这种格式还允许大量发送消息。

，但必须一封接一封地发送电子邮件可能会占用很多时间。此外，跟踪谁在换班可能会成为一场真正的噩梦。

跟踪谁在换班，谁会成为真正的噩梦。

不仅如此，如果经理没有快速响应每封电子邮件——这在处理优先级时是可以理解的——请求可能会被忽略很长一段时间。这会让团队感到沮丧。

的优点

免费且专业。每个人都有公司的电子邮件。它简单易用。的缺点是

它没有时效性。随着时间的推移，跟踪换班是很困难的。电子邮件通常会被忽略一段时间。要了解如何更好地使用电子邮件，请阅读我们的文章：在呼叫中心

2中改进电子邮件的10大技巧。WhatsApp小组这是一个让顾问们彼此保持联系的好方法，而且由于小组中有大量顾问，有人可以很快提出交换意见。这是一个先到先得的场景！

您可能想关闭通知！

然而，正如联络中心经理理查德·迪肯（Richard Deacon）警告的那样，“你可能想关闭通知，除非你喜欢听起来像有史以来更受欢迎的人！”尤其是在大型联络中心，这些通知可能会分散许多顾问的注意力，也很难让经理们跟踪。

优势

可供顾问使用。顾问可以随时快速换班。这使得要求任何人换班都很容易。的缺点是

难以跟踪换班。这可能会分散注意力。在你休假期间看到工作信息可能会让人恼火。3.在线社区组在线社区组可以托管在Facebook的Slack、Yammer或Workplace等平台上。OVO能源使用谷歌电流。

“Katie Bunting”

OVO Energy的内部沟通经理Katie Bunting曾告诉我们，“这让团队有机会通过电子邮件进行之前可能会发生的对话。因此，轮班交换、失物招领、人力资源部的信息等有特殊的空间。”

这有助于OVO Energy简化他们的电子邮件通信，同时，由于轮班交换有专门的空间，顾问们没有被不必要的通信淹没。

然而，在线轮班交流社区的一个缺点是，在许多联络中心，只有具备适当技能的顾问才能进行某些轮班交流，因此需要监控。